Отдельный модуль с возможностью создать и автоматизировать процессы взаимодействия между сотрудниками. Каждый RPA — воронка со стадиями, каждый из которых, как правило, отдельный этап согласования.

Для работы с RPA используют Роботов, чаще всего — Запрос информации или Ознакомиться с информацией.

Те же самые процессы можно собрать и на базе сделок или смарт-процессов, чтобы гибко можно было настраивать права на отдельные этапы, вышеописанные роботы доступны во всех разделах CRM, в самих RPA процессах настроек прав на отдельные этапы нет, но этот инструмент используют, как независимый от CRM модуль, однако он будет виден всем сотрудникам.

Рассмотрим RPA-процесс на примере процесса заявок на создание корпоративного аккаунта сотруднику.

Для того, чтобы создать нового сотрудника необходимо, чтобы Генеральный директор создал почту сотруднику на поддомене организации, после чего Администратор создаёт аккаунт Битрикс24, аккаунт телефонии, подключает и настраивает аккаунт и после этого должен передать доступы сотруднику.

Параллельно, другой сотрудник должен создать аккаунт в системе корпоративного обучения.
Чтобы этот процесс не отвлекал сотрудников от работы выяснением, на какой стадии находится данный процесс и не отвлекаться на вопрос, к кому и зачем обращаться, мы внедрили RPA процесс согласования сотрудников.

Выглядит это так: руководитель, которому необходимо создать добавить нового сотрудника создаёт заявку. Для этого он переходит в список RPA, находит RPA заявка на создание сотрудника, переходит в неё и создаёт заявку:

Для того, чтобы создать заявку надо нажать на синий +.

Далее необходимо заполнить все обязательные поля заявки, после чего Сохранить. В статусе Проверка информации появится карточка с заявкой, администратору приходит уведомление о заявке и ставится задание на проверку информации.

Администратор проверяет правильность заполнения информации и нажимает кнопку Подтверждаю. После этого заявка меняет статус на E-mail, Генеральному директору автоматически приходит уведомление о том, что нужно создать почту сотруднику и появляется задание заполнить необходимую информацию:

Директор получает задание уведомлением в Битрикс24 и телеграм, создаёт почту, записывает пароли и заполняет заявку, нажимает Создано.

Статус заявки меняется на Битрикс24 и edbook, у Администратора и у ответственного за аккаунты корпоративного обучение появляется задание на создание сотрудника, так как почта подготовлена:

После того, как созданы все необходимые аккаунты, в заявке заполняем пароли от аккаунтов и нажимаем Добавил:

После этого сообщением в автоматическом режиме новому сотруднику на указанный в заявке телефон приходят все данные для входа от всех рабочих аккаунтов, а заявка удаляется.

Чтобы создать и настроить RPA переходим Список RPA через поиск / + Новый процесс:

В настройках процесса нужно создать поля, которые нужно заполнить для создания заявки.
Поля, которые используем мы:

Имя и фамилия тип Строка
Должность тип Строка
Имя и фамилия транслитом тип Строка
Мобильный телефон тип Число — тип поля с телефонным номером нет, проще указать числом.
Telegram тип Строка

Список остальных полей, чтобы их создать нажимаем шестерёнку внутри процесса / Настройка полей:

Далее весь процесс работает по принципу роботов-заданий Бизнес-процессов — ставим задание, ждём выполнения, статус меняется автоматически в зависимости от нажатой кнопки.

Чтобы настроить роботов процесса, нажимаем значок роботов на канбане RPA:

За задания бизнес-процессов с кнопками отвечают роботы Ознакомиться с информацией и Запросить информацию:

Робот с кнопкой для подтверждения информации, все поля приходят в заявке с возможностью внести изменения и быстро запустить в работу:

После того, как директор заполнит информацию, чтобы пароли не были видны всем, отправляем уведомление сотрудникам с данными, после чего изменяем карточку элемента. Мы используем собственного робота для отправки уведомлений в Telegram роботом. Установить себе на портал такого можно по Ссылке.

Можно обойтись и без такого робота и отправлять уведомления внутри Битрикс24, как первый робот этого процесса. Важно только поставить уведомления до того, как очистите поля, а то в уведомлении информации не будет.

Тут используем робота из интеграции с Whatsapp. Отправляем сообщение по номеру, указанному в карточке заявке в поле Телефон.

Администратор для удобства может отправлять сообщение себе, чтобы потом данные переслать руководителю сотрудника.

После этого удаляем элемент, так как процесс завершён:

Удобно использовать PRA для таких маленьких процессов, для больших процессов согласования недостаточно функционала из-за того, что нельзя гибко настроить права — в настройках процесса права отвечают за возможность редактировать сам процесс.

Когда нет активного задания в карточке, любой сотрудник, кто может менять процесс, может зайти в карточку и менять значения любых полей и статус. Поэтому на всех функциональных статусах ставим задание сотруднику.

Задания, ожидающие выполнения показаны на странице заданий бизнес-процессов у того, кто должен выполнить задание: