Сотрудники создают карточки расходов и заполняют поля:

Название
В наименовании заявки прописывается наименование организации — Счёт на оплату наименование организации

Сумма
Какую сумму требуется выделить.

Срок оплаты
Крайний срок внесения оплаты по заявке.

Направление
Выбираем направление, к которому относится данный расход.
Одна и таже категории расходов может относиться к разным направлениям бизнеса.
Например, мы покупаем мебель в шоурум для руководителей проекта направления автоматизации или в офис для инженеров розничного направления.

Компания
От какой компании необходимо произвести оплату.

Категория расходов
На что пойдут выделенные деньги.

Ссылка Битрикс24
Контакт поставщика, ссылка на сделку и другие элементы Битрикс24.
Если закупка осуществляется для конкретной сделки, в заявке обязательно указываем ссылку на сделку.

Обязательно прописываем Комментарий, указывая:
— Кому платим;
— Зачем платим;
— Почему платим;
— Почему это важно.

Прикрепляем Счет на оплату.

Нажимаем Закрепить.

Переводим заявку в статус Проверка.

После этого руководителю сотрудника приходит уведомление о создании новой заявки.

Руководитель переходит в заявку, знакомится с информацией и в поле Проверка выбирает Проверено / Отклонено.

Если руководитель выбирает пункт Отклонено, то автоматически появляется комментарий и сотруднику приходит уведомление о том, что заявка не согласована. Статус заявки в поле Проверка при этом обнуляется.

После этого у сотрудника есть возможность обсудить с руководителем вопрос еще раз и прийти к соглашению. Для обсуждения можно создать общий чат, чтобы это сделать нажимаем Пригласить к обсуждению.

После того, как руководитель выбрал в поле Проверка статус Проверено — всем участникам Совета руководителей приходит уведомление о согласовании новой заявки, а сама заявка переходит в статус Согласование.

Если заявку создаёт один из членов Совета руководителей, то заявка сразу переходит в статус Согласование.

На данном этапе каждый руководитель из совета должен зайти в заявку и в поле Согласование выбрать статус Согласовано / Не согласовано.

Если один из руководителей совета выбирает пункт Не согласовано, то автоматически появляется комментарий и сотруднику приходит уведомление о том, что заявка не согласована.

После этого у сотрудника есть возможность обсудить с руководителями вопрос еще раз и прийти к общему соглашению.

После того, как все руководители выбрали в поле Согласование статус Согласовано — директорам компании приходит уведомление о согласовании новой заявки, а сама заявка переходит в статус Одобрение.

Если на любом из этапов один из директоров в поле Одобрение выберет Одобрено, то заявка перейдет в статус Оплачено.

На данном этапе один из директоров должен зайти в заявку и в поле Одобрение выбрать статус Одобрено / Отклонено.

Если директор выбирает пункт Отклонено, то автоматически появляется комментарий и сотруднику приходит уведомление о том, что заявка не согласована.

В крайнем случае, для ускорения согласования срочных заявок на расходы, можно написать директору лично. При одобрении директора — согласия руководителей не требуется.

Данное правило действует только на срочные заявки в индивидуальном порядке.

После этого у сотрудника есть возможность обсудить с директорами вопрос еще раз и прийти к общему соглашению.

После того, как директора выбрали в поле Одобрение статус Одобрено — заявка переходит в статус Оплачено и автоматически ставится задача на выделение средств бухгалтеру.

После того, как бухгалтер оплачивает согласованную заявку он переходит в задачу и нажимает Завершить.

Сотрудник, оставивший заявку переходит в задачу, проверяет оплату и нажимает Принять работу.

После этого заявка переходит в статус Исполнено и считается завершенной.