Все сущности, простыми словами — набор карточек с полями. У каждой сущности свой набор полей, роботов, бизнес-процессов, вида отображения в CRM, своя взаимосвязь с другими сущностями.

Набор карточек пользователь может видеть по-разному, в зависимости от сущности. То есть, для визуализации воронки лидов и сделок используют канбан, чтобы было наглядно, для задач можно использовать календарь, например, чтобы было видно, на какие даты назначены определенные работы. Контакты и компании отображены в виде списка.

Рассмотрим пример сотрудника HR в организации. Для работы сотрудника можно создать смарт-процесс, назвать его HR кандидаты, настроить канбан со статусами кандидатов — статусы могут отображать как вакансии, так и этап взаимодействия с кандидатом.

Далее можно настроить поля и права на работу в данной сущности. Контактные поля создать нельзя, но смарт-процессы можно связывать с другими сущностями и наоборот. Это позволяет решить задачу с взаимодействием между сотрудником и клиентом/кандидатом — можно настроить сценарий, в котором интервью кандидата будет создавать лид, который создаст смарт-процесс Кандидат, к которому будет привязан и из карточки кандидата можно будет перейти в лид и вести общение.

Другой пример, Автомобиль для ремонтной мастерской — для автомобиля может быть отдельный канбан для работы с каждым отдельным автомобилем, в воронке визуально можно отобразить стадии ремонта, в карточке автомобиля хранить историю ремонтов и информацию. Этот смарт-процесс привязываем к контактам, сделкам и теперь работу организуем таким образом: появляется лид, который становится клиентом — менеджер создает контакт клиента, создает автомобиль, указывает в карточке клиента автомобиль, далее, когда клиент приезжает на ремонт — создает сделку, где хранит информацию о конкретном ремонте.

Смарт-процесс Питомец для ветеринарной клиники — основная работа ведется с питомцами. Хозяин — Контакт, у хозяина есть свое животное, животное может быть не одно — Питомец, первое обращение клиента — Лид, прием, лечение, прививки и другие услуги — Сделки.

Вариантов достаточно много и применение можно найти широкое.

Разберем пример с автомобилем. Сущности смарт-процесса — автомобиль клиента.

Переходим CRM / Настройки / Список смарт-процессов / Нажимаем ДОБАВИТЬ

Список
Сущность без канбана, воронки продаж, просто новая карточка. Если с сущностью не предполагается работа, как со сделкой или лидом выбираем этот тип.

Все включено
Включает все возможности смарт-процессов: канбан, календарь, воронки, туннели продаж, привязка к контактной книге.

С чистого листа
Позволяет настроить сущность самостоятельно.
Выберем режим С чистого листа. Открываются настройки сценария. В основных настройках определяем, какие функции будут доступны в смарт-процессе:
— Туннели продаж
— Стадии и канбан
— Роботы и триггеры
— Дизайнер бизнес-процессов
— Права доступа на направления

Для решения задачи с автомобилями будут необходимы Стадии и канбан. Это нужно для того, чтобы автомобили располагались на канбане, где с помощью статусов можно будет отобразить стадию ремонта.
Во вкладке Смарт-процесс мы выбираем сущности, которые будут присутствовать в карточке смарт-процесса в виде полей. Клиент добавит поле Клиент в карточку смарт-процесса и таким образом установим связь владельца с его автомобилем через карточку.

Печать документов откроет возможность генерировать документы по шаблону из полей смарт-процесса, корзина нужна для того, чтобы удаленные сущности можно было восстановить, если удалили по-ошибке.

В разделе Связи связываем смарт-процесс со сделками, лидами, предложениями, счетами, заказами.

Включаем Привязать к этому смарт-процессу. Первый пункт создает поля с ссылками на сущности в смарт-процессе.

Если включить пункт Добавить список со связанными элементами в карточку, то в сущности смарт-процесса появится вкладка с ссылкой на связанные элементы с сущностью — сделки, лиды. В примере понадобятся сделки. Устанавливаем настройки, как на скриншоте.

Аналогичным образом работает и Привязать этот смарт-процесс к другим элементам CRM, только позволяет добавить вкладку и поле с ссылкой на элемент смарт-процесса в сущность, к которой привязываем.

Настраиваем так, чтобы в сущности сделок появилось поле с возможностью выбора элемента смарт-процесса.

В разделе Привязка к элементам настраиваются дополнительные привязки. Выберем некоторые:

Раздел Показ вне CRM позволяет добавить ссылку на смарт-процесс в левое меню Битрикс24.
Сохраняем изменения, переходим в сущность автомобилей. Открывается канбан, создадим элемент, назовем его Автомобиль.

Переходим в карточку автомобиля. Это такая же карточка, как и другая сущность.

Настройка смарт-процесса не отличается от настроек другой сущности. В разделе прав появятся у пользователей права на элемент смарт-процесса, права на стадиях, в разделе бизнес-процессов появится специальный раздел с активити Бизнес-процессов для смарт-процесса, если эти настройки были включены при создании.

В разделе настроек CRM появится раздел с названием Смарт-процесса, в котором будут собраны все пользовательские поля смарт-процесса.

Поля Сделка, Клиент, Наблюдатели добавляли на этапе создания смарт-процесса. Таким образом можем создать клиента в книге контактов, создать автомобиль и добавить в карточку контакта поле с автомобилями этого контакта, добавить необходимые для сущности и важные для сотрудников поля в карточку автомобиля, например, Двигатель, Цвет и другие технические параметры.

Создадим примерный вид карточки

Теперь поработаем с Канбаном автомобилей.

На данном этапе разные варианты использования:

С помощью канбана и статусов можно сегментировать автомобили, например, по сегменту. Пример такой воронки автомобилей

Такую воронку можно использовать в CRM системе автопарка, который сдает автомобили в аренду. Оператор при разговоре с клиентом видит, какие автомобили доступны для аренды. Завершающие статусы воронки.

Успешный — В аренде

Неуспешный — Ремонт, Обслуживание, Неисправность и т. д.

Другой вариант: можно сегментировать разные виды работ с автомобилем.

Такую воронку можно реализовать для автомастерской, где статус отображает состояние автомобиля.